Dalam era transformasi digital, penggunaan aplikasi manajemen SDM seperti HRIS (Human Resource Information System) menjadi bagian penting dari proses bisnis modern. Namun, tidak semua karyawan merespon perubahan ini dengan mudah, terutama mereka yang sudah berusia lebih senior dan belum terbiasa dengan teknologi digital. Tantangan ini perlu diatasi dengan pendekatan yang tepat agar seluruh tim dapat beradaptasi dan bekerja secara efisien.

Mengapa Karyawan Senior Perlu Menguasai HRIS?

Karyawan senior memiliki pengalaman dan kontribusi yang besar terhadap organisasi. Namun, jika mereka tidak terlibat dalam penggunaan sistem digital seperti HRIS, akan terjadi kesenjangan operasional dan komunikasi di internal perusahaan. Beberapa alasan penting mengapa edukasi terhadap karyawan senior sangat dibutuhkan:

• Meningkatkan efisiensi kerja: HRIS mempermudah proses administratif seperti pengajuan cuti, absensi, dan slip gaji.

• Mendorong kolaborasi lintas generasi: Semua karyawan menggunakan sistem yang sama.

• Menjaga produktivitas tim secara menyeluruh: Tidak ada yang tertinggal dalam sistem.

7 Cara Efektif Mengedukasi Karyawan Senior dalam Penggunaan Aplikasi HRIS

1. Gunakan Bahasa Sederhana dan Visualisasi Hindari istilah teknis yang membingungkan. Gunakan tampilan visual seperti ikon yang jelas, warna yang mudah dibedakan, serta penjelasan langkah-langkah yang sederhana.

2. Adakan Pelatihan Tatap Muka atau Sesi Hybrid Karyawan senior biasanya lebih nyaman belajar langsung dibandingkan membaca panduan digital. Sediakan sesi pelatihan offline atau hybrid agar mereka bisa bertanya langsung dan mempraktikkan dengan bimbingan.

3. Libatkan Role Model Internal (Mentor) Tunjuk karyawan yang lebih muda atau yang sudah mahir menggunakan HRIS sebagai mentor. Interaksi informal dan pendekatan personal sering kali lebih efektif.

4. Buat Panduan atau Video Tutorial yang Mudah Dipahami Sediakan materi seperti video berdurasi pendek dan panduan bergambar. Pastikan materinya bisa diakses kapan saja agar karyawan bisa mengulanginya saat dibutuhkan.

5. Berikan Dukungan Teknis yang Responsif dan Ramah Pastikan tim support IT atau HR siap membantu dengan sabar, tanpa memberikan tekanan. Respons cepat akan meningkatkan kepercayaan dan kenyamanan karyawan senior.

6. Latih Secara Bertahap dan Konsisten Jangan kenalkan semua fitur sekaligus. Fokus pada fitur-fitur dasar terlebih dahulu, seperti absensi, pengajuan cuti, dan melihat slip gaji. Setelah mereka merasa nyaman, baru kenalkan fitur lainnya.

7. Tunjukkan Manfaat Nyata bagi Mereka Edukasi harus disertai dengan contoh manfaat langsung. Misalnya, mereka tidak perlu lagi mengisi formulir manual, semua informasi dapat diakses langsung dari HP atau komputer.

Mengedukasi karyawan senior untuk menggunakan aplikasi HRIS bukanlah tantangan yang tidak bisa diatasi. Dengan strategi yang tepat dan pendekatan yang manusiawi, mereka bisa beradaptasi dengan baik terhadap teknologi. Perusahaan pun mendapatkan manfaat dari efisiensi kerja dan kolaborasi tim yang lebih solid.

Ingat, transformasi digital yang sukses adalah transformasi yang melibatkan semua generasi di dalam perusahaan.